Papierablage ist ein Auslaufmodell

Saubere Scanprozesse machen Papier überflüssig

Verwaltungsaufwand reduzieren

Das ersetzende Scannen von Buchungsbelegen ist bereits gängige Praxis in großen Unternehmen und wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich anerkannt. Die Ablage lässt sich damit unter Einhaltung aller erforderlichen Aufbewahrungspflichten verschlanken. So können Unternehmen bares Geld sparen, da Archivflächen und Kosten für betriebliche Abläufe reduziert werden.

Damit Unternehmen ihre Belege digitalisieren und die Papier-Originale vernichten können, müssen sie ihre Arbeits- und Scan-Prozesse sauber dokumentieren. Wer seine Papierbelege nach dem Einscannen wegwerfen möchte, sollte auf eine saubere Dokumentation seiner Scanprozesse achten.

Ein zertifizierter oder ausgelagerter Prozess hilft

Ein nachweisbar lückenloser Prozess bei der Digitalisierung des Papieroriginals, etwa auf Basis standardisierter Verfahren, erhöht in jedem Fall den Beweiswert des digitalen Dokuments. Um die Echtheit eines Scans nachzuweisen, sind neben Systemschutzkomponenten, die Manipulationen im Scan-Ablauf ausschließen, auch Schutzmechanismen im Dokument selbst hilfreich, die ein nachträgliches Verändern der Datei unmöglich machen. Bezüglich des Scan-Verfahrens auf der sicheren Seite ist, wer dabei die Vorgaben der Technischen Richtlinie (TR) RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einhält. Ist der Prozess entsprechend vom BSI zertifiziert, erleichtert das die Beweisführung vor Gericht zusätzlich.

Problematisch wird es lediglich, wenn Zweifel an der Echtheit des Scans aufkommen. Beispielsweise sei es unwahrscheinlicher, dass mit dem Scan eine Täuschungsabsicht verfolgt wird, je früher ein Dokument eingescannt worden ist. In manchen Fällen kann es daher entscheidend sein, nachzuweisen, wann der Scan erstellt wurde. Dazu ist etwa ein Zeitstempel ein geeignetes Mittel. Daneben wird auch die Aufbewahrung in einem Dokumentenmanagementsystem, das von einem neutralen Dritten betrieben wird, positiv beurteilt. Ebenso ist es von Vorteil, wenn der Scan-Vorgang von einem Dienstleister durchgeführt wird. Da dieser aus einer Manipulation in der Regel keinen Nutzen ziehen kann, genießt er vor Gericht automatisch ein höheres Maß an Vertrauen.
Voraussetzung für Ersetzendes Scannen im Unternehmen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation die wir für Sie durchführen. Basis der Arbeitshilfe ist die im berufsrechtlichen Handbuch veröffentlichte "Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege", die die Bundes-steuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband gemeinsam vorgelegt haben. Die Arbeitshilfe konkretisiert dabei die Musterdokumentation.

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